LINKsfa — Sales Force Automation pentru agenții din teren

Telefonul agentului devine biroul lui: ruta zilei, stocul real, istoricul și soldul clientului, comanda sau factura emisă pe loc și încasarea cu chitanță tipărită la client.

LINKsfa este aplicația de teren din suita LINK: rulează pe telefonul sau tableta agentului și îi dă, la client, exact ce ar avea la birou — ruta zilei, stocul disponibil în momentul acela, tot ce a cumpărat clientul până acum, la ce prețuri, ce mai are de plătit și posibilitatea de a emite comanda, factura sau chitanța pe loc.

Acoperă ambele moduri de lucru din distribuție. În presale, agentul preia comanda și livrarea pleacă ulterior din depozit. În vansale, agentul are marfa în mașină și emite factura pe loc, cu alegerea lotului din care iese fiecare articol. Aceeași aplicație, același flux — se schimbă doar tipul de document pe care îl întocmește agentul, în funcție de profilul lui.

Prezentare

Ce face LINKsfa

Lista de clienți se filtrează pe ruta zilei sau pe toți partenerii, cu căutare după denumire.
Un filtru separat arată doar clienții cu documente rămase în lucru, ca agentul să nu plece cu o comandă nefinalizată.
Fiecare client are, direct în listă, adresa, zilele de vizită, limita de credit și soldul curent.
Localizarea clientului se deschide pe hartă, cu navigare în Google Maps sau Waze pentru traseul până acolo.
Poziția GPS reală a clientului se salvează din aplicație, la prima vizită, ca următorul agent să nu o mai caute.
Vizita pornește dintr-un singur buton și duce la meniul clientului, cu creditul și soldul mereu vizibile.
Comanda sau factura se întocmește pe două taburi — antetul documentului și lista de articole.
Articolele se aleg dintr-un ecran cu două perspective: tot stocul disponibil sau doar ce a mai cumpărat clientul.
La fiecare articol se văd stocul, cantitatea deja comandată, disponibilul real și ultimul preț practicat clientului.
Comanda anterioară a clientului se poate prelua integral, cu un singur buton, și apoi ajusta.
Cantitatea, discountul de linie și prețul se editează direct pe rând, cu trecere din câmp în câmp de la tastatură.
La facturare, cantitatea unei linii se repartizează pe loturi, cu serie, dată de expirare și cost, iar restul rămâne pe o linie separată.
Situația facturilor neachitate se vede pe client și se poate trimite ca PDF, direct din telefon.
Încasarea se face prin chitanță, bilet la ordin sau CEC cu dată scadentă, alocată pe facturi.
Chitanța se tipărește la client, pe imprimantă mobilă Bluetooth.

Contextul

Ce se pierde între vizita la client și biroul de facturare

Agentul care lucrează cu un carnet și un telefon are un handicap pe care nicio disciplină nu îl compensează: la client nu știe. Nu știe dacă produsul mai e pe stoc, nu știe ce preț a avut ultima dată, nu știe cât mai are clientul de plătit și nici dacă a depășit limita de credit. Așa că sună la birou, așteaptă, promite ce nu poate livra sau, mai rău, nu promite ce ar fi putut vinde.

Al doilea handicap e decalajul. Comanda scrisă pe hârtie ajunge seara la birou, unde altcineva o reintroduce în sistem. Fiecare rând recopiat e o șansă de eroare de cantitate, de preț sau de discount, iar depozitul află abia a doua zi ce are de pregătit. Când clientul reclamă altceva decât a comandat, nimeni nu mai poate demonstra ce s-a cerut de fapt.

LINKsfa desființează ambele decalaje. Agentul are la client aceleași date pe care le are contabilul la birou, iar documentul pe care îl întocmește este documentul din LINKerp — nu o notiță care așteaptă să fie introdusă.

Ruta zilei

Lista de clienți este planul de lucru, nu o agendă

Ecranul de start nu e un meniu, ci lista clienților. Implicit arată doar clienții programați pentru ziua curentă, dar un singur comutator trece la toți partenerii — util când agentul e deja în zonă și trece și pe la cineva care nu era în plan. Un al doilea comutator filtrează clienții cu documente rămase în lucru, ca nimic nefinalizat să nu treacă neobservat la sfârșitul turei.

Fiecare client apare cu denumirea, adresa, zilele lui de vizită, limita de credit și soldul curent. Cele două cifre financiare sunt pe card, nu ascunse în spatele unui click: agentul știe cum stă clientul înainte să deschidă ușa, nu după ce a preluat comanda.

De pe același card pornesc trei acțiuni. „Vizită" intră în ecranul clientului și deschide sesiunea de lucru. „Localizare" afișează harta cu poziția clientului, cu trecere directă în Google Maps sau Waze pentru navigare. „Rută" calculează traseul până acolo, pentru cineva care preia zona altcuiva sau merge prima dată la un client nou.

Iar dacă un client nu are coordonate corecte în sistem — situația obișnuită pentru adresele de la țară — agentul le salvează chiar din aplicație, cu poziția GPS reală din momentul vizitei. Baza de adrese se corectează singură, pe măsură ce se lucrează, în loc să fie un proiect separat pe care nu-l face nimeni.

Ruta zilei

Implicit doar clienții programați azi; un comutator trece la toți partenerii.

Documente în lucru

Filtru pentru clienții cu documente nefinalizate, verificabil înainte de închiderea turei.

Credit și sold în listă

Situația financiară a clientului, vizibilă înainte de vizită.

Hartă și navigare

Localizare pe hartă, rută și trecere în Google Maps sau Waze.

Comanda și factura

Documentul se face la client, nu în mașină

După ce începe vizita, agentul are meniul clientului, cu numele, creditul și soldul în antet, permanent. De aici se intră în comenzi sau facturi, în încasări, în solduri, în stoc, în istoric și în datele clientului.

Documentul are două taburi. Pe „Document" se stabilesc punctul de lucru unde se livrează, numărul, data livrării sau data facturii, discountul de document și un comentariu. La factură se adaugă blocul de facturi, zilele de scadență — care recalculează automat data scadenței — și datele delegatului: nume, număr auto și serie de buletin, pentru avizul de însoțire.

Pe „Articole" se lucrează efectiv. Fiecare linie are cantitatea, discountul de linie și prețul fără TVA, editabile direct; tasta Enter trece din câmp în câmp, așa că o linie întreagă se completează fără să ridici degetul de pe tastatură. Deasupra listei rămâne o bară care arată, pentru articolul selectat, stocul, cât e deja comandat, prețul de listă și ultimul preț practicat acelui client. Totalul de plată se recalculează la fiecare modificare, iar articolele au miniatură cu imaginea produsului.

Validarea nu e un buton care doar închide documentul. Aplicația verifică întâi numărul: dacă e ocupat sau în afara plajei blocului, afișează explicit următorul număr disponibil și îl completează. Apoi rulează verificarea de validare pe server, după regulile definite în LINKerp — aceleași reguli care se aplică și la birou — iar dacă documentul nu poate fi validat, motivul apare ca mesaj, nu ca eroare mută. Un document validat se poate redeschide cu „Modifică" sau anula, iar din factură se poate emite direct chitanța aferentă.

Presale și vansale

Comandă de livrat din depozit sau factură emisă pe loc, după profilul agentului.

Scadență calculată

Zilele de scadență completează automat data scadenței facturii.

Delegat și auto

Nume, număr auto și serie de buletin, completate pe document.

Validare verificată

Numărul liber e propus automat, iar regulile de validare rulează pe server.

Articolele

Ce vinzi, la ce preț și din ce lot

Adăugarea articolelor se face într-un ecran dedicat, cu două perspective peste același nomenclator. „Stoc" arată tot ce e disponibil, cu căutare care evidențiază literele căutate și încărcare în pagini, ca lista să rămână rapidă și pe un telefon modest. „Istoric client" arată doar ce a mai cumpărat clientul respectiv, filtrabil pe grupă de articole și, la nevoie, doar articolele care sunt acum pe stoc — perspectiva care contează într-o vizită de rutină, unde 90% din comandă e o repetare.

Fiecare articol își spune situația înainte să fie adăugat: stocul, unitatea de măsură, prețul de listă fără TVA și ultimul preț practicat acelui client. Când articolul e selectat, rândul se extinde și arată în plus cantitatea deja comandată de alții, disponibilul real după rezervări și cât e deja pe documentul curent. Disponibilul negativ e marcat vizual — agentul vede că promite ceva ce nu există înainte să promită, nu după.

Cantitatea se scrie direct pe rând și se confirmă cu Enter, iar articolul adăugat rămâne marcat cu cantitatea lui. Pentru comenzile repetitive există scurtătura reală: un buton preia dintr-o dată toate articolele comandate anterior de client, iar agentul doar ajustează cantitățile. O comandă de treizeci de poziții se face în minute, nu în sfert de oră.

La vansale intervine pasul în plus: repartizarea pe loturi. Când linia de factură trebuie alocată, se deschide lista loturilor cu stoc — serie, dată de expirare, cantitate disponibilă și cost — și se distribuie cantitatea între ele, manual sau cu un buton care alocă tot ce se poate dintr-un lot. Ecranul arată permanent cât s-a cerut, cât s-a alocat și cât a rămas, iar restul nealocat rămâne pe o linie separată în loc să blocheze documentul. Așa iese din mașină exact lotul care trebuie, cu trasabilitatea intactă.

Stoc real, nu estimat

Stoc, cantitate comandată și disponibil după rezervări, pentru fiecare articol.

Ultimul preț al clientului

Prețul practicat data trecută, alături de prețul de listă.

Preluarea comenzii anterioare

Tot ce a cumpărat clientul, adăugat dintr-un buton și apoi ajustat.

Repartizare pe loturi

Serie, expirare și cost pe fiecare lot, cu restul pe linie separată.

Bani

Soldul, încasarea și chitanța — tot la client

Un agent care vinde fără să încaseze mută doar problema mai departe. De aceea situația financiară e la același nivel cu marfa: ecranul de solduri arată toate facturile neachitate ale clientului, cu data facturii, numărul, valoarea, cât s-a achitat, soldul rămas, scadența, gestiunea și agentul care a emis-o. Discuția cu clientul se poartă pe cifre, nu pe amintiri, iar situația se trimite ca PDF direct din telefon — pe WhatsApp, pe mail, oricum, în timpul vizitei.

Încasarea se întocmește pe același principiu. Se alege tipul documentului — chitanță pentru numerar, bilet la ordin sau CEC cu data scadenței la decontare — se completează numărul din blocul de documente și valoarea, iar sub el apare lista facturilor neachitate. Pe fiecare factură se scrie cât se achită din ea, sau se activează însumarea, care distribuie automat suma pe soldurile deschise. Ce rămâne peste facturile existente se vede ca avans, nu se pierde.

La final, chitanța se tipărește pe loc. Documentul este randat ca imagine pe server și trimis către imprimanta mobilă prin Bluetooth, ceea ce înseamnă că arată identic pe orice model de imprimantă — nu se sparge layout-ul pentru că agentul are alt aparat decât colegul lui. Clientul primește chitanța în mână, în timpul vizitei, cu tot ce trebuie tipărit pe ea.

Facturi neachitate

Valoare, achitat, sold și scadență pentru fiecare factură deschisă.

Situația trimisă pe loc

Soldul clientului, exportat ca PDF și partajat direct din telefon.

Chitanță, BO sau CEC

Instrumentul de plată se alege pe document, cu data scadenței la decontare.

Tipărire Bluetooth

Chitanța, tipărită la client pe imprimantă mobilă, identic pe orice model.

Clientul

Istoricul și datele clientului, actualizate din teren

Ecranul de istoric răspunde la întrebarea pe care și-o pune orice agent înainte de o vizită: ce ia de obicei clientul ăsta și în ce cantități. Fiecare articol cumpărat vreodată apare cu ultimele patru cantități, una lângă alta — un tipar de consum citibil dintr-o privire, fără să deschizi nimic. Cine vrea detaliul extinde rândul și vede documentele: numărul facturii, data, discountul de document, cantitatea, discountul de linie și prețul. Discuția despre preț se poartă cu istoricul în față.

Datele clientului se pot corecta tot din teren. Localitatea, adresa, județul, telefonul și adresa de e-mail se editează și se salvează pe loc, pentru că exact acestea sunt datele care se schimbă și pe care nimeni nu apucă să le actualizeze de la birou. Elementele de identificare — denumirea, codul fiscal, registrul comerțului, regimul de TVA la încasare — rămân afișate, dar blocate: se modifică în LINKerp, unde le e locul, nu de pe telefonul unui agent.

Tipar de consum

Ultimele patru cantități pe fiecare articol, citibile fără să deschizi nimic.

Detaliu pe document

Factură, dată, cantitate, discounturi și preț, pentru fiecare achiziție.

Date de contact corectate

Adresă, localitate, județ, telefon și e-mail, actualizate din teren.

Identificare protejată

Denumirea, codul fiscal și regimul de TVA rămân în grija LINKerp.

Instalare

Rulează pe telefonul pe care agentul îl are deja

LINKsfa este aceeași aplicație livrată în două forme: ca aplicație Android, pentru telefoanele și tabletele agenților, și în browser, instalabilă pe ecran cu iconiță proprie. Nu e nevoie de terminale dedicate — un telefon obișnuit, cu abonament de date, acoperă o zi de teren.

Aplicația se actualizează singură: verifică periodic dacă există o versiune nouă și o aplică, iar pe Android se poate instala și versiunea nativă nouă direct de pe telefon. Nu trebuie chemați agenții la sediu pentru o actualizare, ceea ce contează când echipa de vânzări e împrăștiată pe județ.

Fiecare agent își aduce cu el gestiunea și punctul de lucru implicite, așa cum sunt definite în LINKerp, și vede exact clienții care îi revin. Autentificarea se poate face și cu passkey, fără parolă tastată pe un telefon, în mașină, între două vizite.

Pentru agenții noi, fiecare ecran are propriul ghid interactiv în limba română, care explică pas cu pas ce face fiecare zonă a interfeței — de la filtrele rutei până la repartizarea pe loturi. Un agent nou devine operațional în prima zi de teren, nu în a treia săptămână.

Android

Telefoane și tablete obișnuite, cu actualizare automată a aplicației.

Browser și PWA

Se instalează pe ecran cu iconiță proprie, fără magazin de aplicații.

Autentificare cu passkey

Fără parolă tastată pe telefon, între două vizite.

Ghid interactiv

Tur explicativ în română, pe fiecare ecran al aplicației.

Integrare

Parte din suita LINK, nu o insulă

LINKsfa nu are nomenclator propriu și nu cere o a doua introducere a articolelor sau a clienților. Lucrează direct pe baza de date a LINKerp: stocuri, prețuri, parteneri, puncte de lucru, blocuri de documente, loturi și solduri sunt aceleași. Ce se modifică la birou se vede pe telefonul agentului fără sincronizări și fără import-export.

Documentele întocmite în teren nu sunt o copie care așteaptă preluarea: factura validată de agent este factura din LINKerp, iar chitanța emisă la client stinge efectiv soldul. Contabilitatea nu reintroduce nimic, iar cifra pe care o vede agentul mâine dimineață este cifra reală.

Cercul se închide prin depozit. Comanda preluată de agent la client apare în LINKwms ca sarcină de pregătit, se pregătește prin scanare și se facturează cu ce s-a livrat efectiv. Între agent, depozit și contabilitate nu mai există un pas manual în care cineva recopiază cantități.

Pe scurt

Specificații LINKsfa

Platforme: Android (telefon și tabletă), browser / PWA
Moduri de lucru: Presale (comandă de livrat) și vansale (factură emisă în teren)
Ecrane client: Comenzi / facturi, Încasări, Solduri, Stoc, Istoric, Date client
Ruta zilei: Filtru pentru clienții programați azi, pentru toți partenerii și pentru documentele în lucru
Hartă: Localizare și rută, cu deschidere în Google Maps sau Waze
Coordonate client: Poziția GPS reală, salvată din aplicație în timpul vizitei
Alegerea articolelor: Din tot stocul sau din istoricul clientului, cu filtru pe grupă și „pe stoc"
Informații pe articol: Stoc, cantitate comandată, disponibil, preț de listă și ultimul preț al clientului
Loturi: Repartizarea liniei pe loturi, cu serie, dată de expirare și cost
Încasări: Chitanță, bilet la ordin sau CEC cu dată scadentă, alocate pe facturi
Tipărire: Chitanță pe imprimantă mobilă Bluetooth, randată ca imagine (identic pe orice model)
Solduri: Facturi neachitate cu scadență, exportabile ca PDF și partajabile din telefon
Interfață: Limba română, imagini de articol, ghid interactiv și actualizare automată

Întrebări frecvente

Ce ne întreabă cel mai des clienții

Ce este un SFA și cu ce mă ajută față de comenzile luate pe telefon?

Un SFA (Sales Force Automation) mută în teren tot ce agentul ar avea nevoie de la birou: stocul disponibil în momentul vizitei, istoricul și prețurile clientului, soldul lui și posibilitatea de a emite documentul pe loc. Diferența practică față de o comandă dictată la telefon este că nimeni nu mai reintroduce nimic — comanda sau factura pe care o face agentul la client este documentul din LINKerp, cu cantitățile și prețurile exacte pe care le-a confirmat clientul.

Funcționează și pentru vansale, nu doar pentru presale?

Da, ambele. În presale agentul preia comanda, iar livrarea pleacă ulterior din depozit. În vansale are marfa în mașină și emite factura pe loc, inclusiv alegerea lotului din care iese fiecare articol, cu serie și dată de expirare. Modul de lucru se stabilește pe profilul agentului, deci aceeași aplicație acoperă o echipă mixtă, fără instalări separate.

Agentul vede stocul real sau o listă descărcată dimineața?

Stocul este cel din bază, în momentul consultării. Pe fiecare articol se văd stocul, cantitatea deja comandată de alți clienți și disponibilul real rămas după rezervări, marcat vizual când devine negativ. Este exact motivul pentru care se evită promisiunile care nu pot fi onorate: agentul vede indisponibilitatea înainte să o promită, nu la livrare.

Cât durează să întocmesc o comandă de repetiție?

Minute. Există un buton care preia dintr-o dată toate articolele comandate anterior de client, iar agentul doar ajustează cantitățile. În plus, ecranul de adăugare are o perspectivă „Istoric client", filtrabilă pe grupă și pe articolele aflate acum pe stoc, care scoate din drum tot nomenclatorul irelevant pentru clientul respectiv.

Pot încasa la client și îi pot da chitanța pe loc?

Da. Încasarea se întocmește ca chitanță, bilet la ordin sau CEC cu data scadenței la decontare, iar suma se alocă pe facturile neachitate — manual, pe fiecare factură, sau automat prin însumare, restul rămânând ca avans. Chitanța se tipărește la client pe o imprimantă mobilă Bluetooth. Documentul este randat ca imagine, deci arată identic indiferent de modelul de imprimantă din dotarea fiecărui agent.

Ce se întâmplă cu clienții care nu au adresa corectă pe hartă?

Se corectează din mers. Agentul salvează, chiar din aplicație, poziția GPS reală în momentul în care e la client, iar coordonatele rămân pentru oricine merge acolo data viitoare. Este cea mai ieftină metodă de a curăța baza de adrese: se face în timpul vizitelor oricum programate, nu ca proiect separat.

Ce se întâmplă dacă un client și-a depășit limita de credit?

Limita de credit și soldul curent sunt afișate permanent — în lista de clienți, în meniul vizitei și în ecranul de încasare — deci agentul le are în față înainte să discute comanda. Verificările de validare a documentului rulează pe server, după aceleași reguli configurate în LINKerp care se aplică și la birou, iar dacă documentul nu poate fi validat motivul apare explicit pe ecran.

Funcționează cu programul de gestiune pe care îl am deja?

LINKsfa lucrează direct pe baza de date a LINKerp și face parte din suita LINK, alături de LINKwms pentru depozit. Nu există nomenclator separat, sincronizări sau import-export. Dacă folosești alt sistem de gestiune, discutăm concret ce integrare este posibilă — analizăm situația înainte să promitem ceva.

Vrei LINKsfa în afacerea ta?

Îți pregătim o demonstrație și o ofertă adaptată fluxurilor tale.