LINKwms — Warehouse Management System pentru depozit și magazin
Terminalul din mâna gestionarului: comanda se pregătește prin scanare, cantitățile se verifică singure, iar documentul din LINKerp e gata în momentul în care marfa pleacă din depozit.
LINKwms este aplicația de depozit din suita LINK: rulează pe terminale mobile cu scaner, pe tablete Android și pe stațiile Windows, și transformă fiecare operațiune fizică — recepție, livrare, pregătire de comandă, inventar — într-un document corect în LINKerp, întocmit în momentul în care marfa se mișcă efectiv.
Nu este un produs cumpărat și rebranduit. Este rescrierea, într-o aplicație modernă, a aplicației de depozit folosite de ani de zile de clienții noștri de distribuție și retail — păstrând fluxul pe care gestionarii îl știu deja și adăugând ce lipsea: pregătirea comenzilor de client direct pe terminal, imagine pentru fiecare articol, loturi cu date de expirare la un click și un ghid interactiv pentru omul nou din tură.
Ce face LINKwms
Șase module, într-un meniu unic: Comenzi de livrat, Ieșire, Intrare, Info articol, Stoc și Inventar. Fiecare articol se identifică prin scanarea codului de bare — serverul rezolvă codul, gestionarul nu caută nimic într-o listă. Comenzile clienților se pregătesc pe terminal, iar cantitatea livrată nu poate depăși cantitatea comandată. Fiecare comandă are un status vizibil — nouă, în pregătire, pregătită, facturată — și se atribuie omului care a început pregătirea. Ieșirile și intrările se întocmesc prin scanare succesivă, cu cantitate stabilită înainte de scanare sau ajustată pe linie. La intrare se pot corecta prețul de achiziție și, acolo unde articolul se urmărește pe lot, data de expirare. Validarea documentului verifică întâi numărul de document și propune automat următorul număr liber. Info articol arată, dintr-o scanare: stocul, prețul de achiziție, prețul de vânzare cu și fără TVA, stocul minim și optim, grupa și imaginea produsului. Eticheta greșită de pe raft se trimite la retipărire direct din teren, cu un singur buton. Căutarea în stoc evidențiază termenul căutat și afișează loturile cu serie, cantitate și dată de expirare. Inventarul se face articol cu articol: se scanează, se introduce stocul faptic, iar ultimele articole numărate rămân la vedere pentru verificare.
Ce se strică atunci când depozitul lucrează pe hârtie
Într-un depozit care lucrează pe liste tipărite, eroarea nu apare la calculator, ci pe culoar. Se pregătește un articol în locul altuia pentru că denumirile seamănă, se scriu cantități pe hârtie și se introduc în sistem abia seara, se livrează mai mult decât s-a comandat pentru că nimeni nu compară rândul cu rândul, iar lotul cu termen scurt rămâne în raft în timp ce pleacă cel proaspăt. Fiecare dintre aceste greșeli se descoperă târziu: la recepția clientului, la inventar sau la retur.
Costul real nu e greșeala în sine, ci decalajul. Între momentul în care marfa se mișcă fizic și momentul în care mișcarea ajunge în sistem trec ore sau zile, iar în tot acest interval stocul din program este o presupunere. Se comandă marfă care există, se promite marfă care nu mai există, iar diferențele de la inventar nu mai pot fi explicate de nimeni.
LINKwms mută introducerea datelor în punctul în care marfa se mișcă. Codul de bare scanat identifică articolul fără ambiguitate, cantitatea se confirmă pe loc, iar documentul din LINKerp se construiește în timp real, sub ochii gestionarului.
De la lista de comenzi la marfa pregătită pe palet
Modulul cu care lucrează cel mai des un depozit de distribuție pornește de la comenzile clienților, așa cum au fost preluate de agenți în LINKsfa sau introduse în LINKerp. Lista se filtrează pe data livrării, pe agent și pe status, iar fiecare comandă poartă o bandă colorată care spune dintr-o privire unde se află. Înainte de a intra în comandă, gestionarul poate vedea articolele ei într-o listă de previzualizare, ca să știe ce îl așteaptă.
Fluxul are patru stări și o regulă simplă: o comandă se pregătește de un singur om. Când cineva apasă „Începe pregătire", comanda trece în prelucrare pe numele lui și devine read-only pentru toți ceilalți — nu se mai întâmplă ca doi gestionari să pregătească aceeași comandă din capete diferite ale depozitului. Când termină, o validează și comanda devine „pregătită"; dacă ceva trebuie corectat, se apasă „Modifică" și se redeschide.
Pe tabul Articole apar, unul lângă altul, cantitatea comandată și cantitatea livrată. Aceasta din urmă se ajustează cu butoanele − și + sau se scrie direct, dar nu poate depăși cantitatea comandată — plafonarea e făcută de aplicație, nu de atenția omului. După fiecare modificare, valoarea comenzii este recalculată de server și afișată jos, deci suma de pe ecran este întotdeauna cea reală, nu una estimată local.
O comandă deja facturată nu mai poate fi atinsă, iar una aflată în prelucrare la altcineva afișează explicit motivul pentru care e blocată. Regulile nu sunt ascunse în spatele unui buton care „nu merge" — ecranul spune de fiecare dată ce se întâmplă.
Nouă
Comanda a intrat de la agent sau din LINKerp și așteaptă să fie preluată.
În pregătire
Atribuită gestionarului care a început-o; ceilalți o văd, dar nu o pot modifica.
Pregătită
Validată, cu cantitățile confirmate; se poate redeschide cu „Modifică".
Facturată
Preluată în factură în LINKerp — închisă definitiv pentru depozit.
Documentul se scrie singur, pe măsură ce scanezi
Intrarea și ieșirea funcționează identic ca ergonomie, pentru că gestionarul face același gest: pune mâna pe marfă și scanează. Fiecare document are două taburi — Document, cu datele de antet, și Articole, unde se lucrează efectiv. Pe tabul Articole există o singură bară de lucru: un câmp de cantitate și un câmp de cod de bare. Se scrie cantitatea o dată, apoi se scanează în ritmul mărfii; fiecare scanare adaugă linia și derulează lista la ea, ca ultima operațiune să fie mereu vizibilă.
Codul de bare este rezolvat pe server, nu în aplicație. Dacă articolul nu există sau codul nu e recunoscut, mesajul apare imediat pe ecran, în loc să treacă neobservat până la validare. Cantitatea unei linii deja introduse se corectează cu butoanele − și +, iar linia greșită se șterge cu o singură apăsare.
La intrare, pe lângă cantitate se poate corecta prețul de achiziție fără TVA direct pe linie, iar articolele urmărite pe lot își afișează data de expirare lângă denumire. Antetul preia referința furnizorului, numărul intern și numărul documentului de referință, plus un discount procentual la nivel de document. La ieșire, antetul are numărul documentului, discountul și un comentariu, iar totalurile — fără TVA, TVA și total — se recalculează după fiecare modificare.
Validarea nu e un simplu buton. Aplicația verifică întâi numărul documentului și, dacă e ocupat sau greșit, propune automat următorul număr liber; abia apoi rulează verificarea de validare și închide documentul. Un document validat se poate redeschide cu „Modifică" sau anula cu „Anulează", iar un document anulat rămâne vizibil, marcat și blocat — nu dispare din istorie.
Scanare în flux
Cantitate o dată, apoi scanare după scanare, cu lista derulată la ultima linie.
Preț corectat la recepție
Prețul de achiziție fără TVA se editează direct pe linia articolului.
Termen de valabilitate
Data de expirare, afișată pe articolele urmărite pe lot.
Validare verificată
Numărul de document este verificat, iar următorul număr liber e propus automat.
Info articol, stoc și loturi — fără drum până la birou
Cea mai frecventă întrebare dintr-un depozit sau dintr-un magazin este „ce e ăsta și cât costă". Info articol răspunde dintr-o scanare: denumirea completă, unitatea de măsură, stocul curent, prețul de achiziție, prețul de vânzare cu și fără TVA, stocul minim și cel optim, grupa și subgrupa, plus imaginea produsului, care se mărește la atingere. Pentru cineva nou în echipă, imaginea rezolvă în două secunde confuzia dintre două ambalaje aproape identice.
De pe același ecran se rezolvă și problema etichetelor. Când prețul de pe raft nu corespunde cu cel din sistem, articolul se trimite la retipărire cu un singur buton, iar neconcordanța nu mai așteaptă „să treacă cineva pe acolo". Tot de aici se poate înregistra pe loc un stoc faptic, atunci când diferența e evidentă și nu merită un inventar complet.
Modulul Stoc acoperă situația inversă: știi ce cauți, dar nu ai produsul în mână. Căutarea după denumire pornește singură după o scurtă pauză de tastare, evidențiază în rezultat exact literele căutate și arată un contor cu numărul total de potriviri. Fiecare rând afișează stocul, unitatea de măsură, cota de TVA și ambele prețuri, iar rezultatele se încarcă în pagini, cu „Încarcă mai multe", ca lista să rămână rapidă și pe un terminal modest.
Pentru articolele urmărite pe lot, rândul se poate extinde direct în listă și arată loturile disponibile: seria, cantitatea rămasă și data de expirare. Așa se livrează întâi lotul cu termenul cel mai scurt, iar marfa expirată se vede înainte să devină pierdere, nu după.
Un scan, toată fișa
Stoc, prețuri, minim și optim, grupă și imaginea articolului.
Etichetă la retipărire
Neconcordanța raft–sistem se trimite spre corectare direct din teren.
Loturi și expirări
Serie, stoc și dată de expirare, extinse sub articolul din listă.
Căutare cu evidențiere
Termenul căutat e marcat în denumire, cu numărul total de rezultate.
Numărat pe culoar, nu recopiat seara
Inventarul clasic are un defect de proces: se numără pe hârtie și se introduce în sistem mult mai târziu, de altcineva, care nu a văzut raftul. Orice cifră scrisă neclar, orice rând sărit și orice articol confundat devin diferență de inventar pe care nimeni nu o mai poate explica.
În LINKwms, inventarul se face în locul în care stă marfa. Se scanează articolul, ecranul arată imediat denumirea, stocul scriptic, unitatea de măsură, prețurile și imaginea, iar cursorul stă deja în câmpul „Faptic". Se tastează cantitatea numărată, se apasă Enter și se trece la următorul articol — un singur gest, repetat.
Sub cardul de scanare rămâne permanent lista ultimelor articole inventariate, cu codul de bare, scripticul, fapticul, unitatea de măsură și prețurile. Este plasa de siguranță a operatorului: se vede pe loc dacă un articol a fost numărat de două ori sau dacă s-a tastat greșit o cifră, cât timp marfa e încă în față — nu peste o săptămână, în ședința de inventar.
Scanează și tastează
Cursorul e deja în câmpul „Faptic"; Enter salvează și pregătește următorul articol.
Scriptic lângă faptic
Diferența se vede în momentul numărării, nu la centralizare.
Ultimele numărate
Lista rămâne la vedere pentru verificarea imediată a ce s-a introdus.
Rulează pe terminalul pe care îl ai deja
LINKwms este aceeași aplicație livrată în trei forme: în browser (instalabilă ca aplicație, cu iconiță proprie), ca aplicație Android pentru terminalele de depozit cu scaner încorporat și pentru tablete, și ca aplicație Windows pentru stațiile din birou sau de la rampă. Nu impunem un anumit model de terminal: dacă scanerul trimite codul ca text urmat de Enter — adică practic orice terminal de depozit sau cititor conectat — aplicația îl acceptă.
Aplicația se actualizează singură: verifică periodic dacă există o versiune nouă și o aplică, iar pe Android se poate instala și versiunea nativă nouă direct de pe terminal. Nu trebuie umblat pe fiecare dispozitiv în parte, ceea ce contează atunci când depozitul are zece terminale în funcțiune.
Fiecare utilizator își aduce cu el gestiunea și punctul de lucru implicite, așa cum sunt definite în LINKerp, deci nu există un pas de „alege depozitul" pe care cineva să îl greșească. Autentificarea se poate face și cu passkey, fără parolă tastată pe un terminal cu tastatură incomodă și mâini ocupate.
Pentru personalul nou, fiecare ecran are propriul ghid interactiv în limba română, care explică pas cu pas ce face fiecare zonă a interfeței. Instruirea unui gestionar nou durează minute, nu o tură.
Browser și PWA
Se instalează cu iconiță proprie, fără magazin de aplicații.
Android
Terminale cu scaner și tablete, cu actualizare automată a aplicației.
Windows
Aplicație desktop pentru stațiile din birou sau de la rampă.
Ghid interactiv
Tur explicativ în română, pe fiecare ecran al aplicației.
Parte din suita LINK, nu o insulă
LINKwms nu are nomenclator propriu și nu cere o a doua introducere a articolelor. Lucrează direct pe baza de date a LINKerp: articole, coduri de bare, prețuri, gestiuni, loturi și comenzi de client sunt aceleași. Ce modifici în nomenclator se vede pe terminal fără sincronizări, import-export sau fișiere plimbate între aplicații.
Documentele întocmite pe terminal nu sunt o copie care așteaptă preluarea: intrarea și ieșirea validate sunt documentele din LINKerp. Comenzile pregătite pe terminal merg mai departe la facturare fără reintroducere, iar din momentul facturării depozitul nu le mai poate modifica.
Legătura cu forța de vânzare închide cercul: comanda preluată de agent în LINKsfa la client apare pe terminalul din depozit ca sarcină de pregătit, iar ce s-a pregătit efectiv se regăsește în factură. Între agent, depozit și contabilitate nu mai există un pas manual în care cineva recopiază cantități.
Specificații LINKwms
- Platforme
- Browser / PWA, Android (terminale cu scaner și tablete), Windows
- Module
- Comenzi de livrat, Ieșire, Intrare, Info articol, Stoc, Inventar
- Identificare articol
- Cod de bare scanat, rezolvat pe server la fiecare scanare
- Stări comandă client
- Nouă → În pregătire → Pregătită → Facturată
- Control cantități
- Cantitatea livrată nu poate depăși cantitatea comandată
- Stări document
- Nevalidat → Validat, cu redeschidere („Modifică") sau anulare
- Numerotare
- Verificarea numărului de document și propunerea următorului număr liber
- Loturi
- Serie, stoc și dată de expirare pentru articolele urmărite pe lot
- Inventar
- Scriptic vs. faptic, cu lista ultimelor articole inventariate
- Etichetare
- Trimiterea articolului la retipărirea etichetei direct din teren
- Gestiune
- Gestiunea și punctul de lucru implicite, preluate din contul utilizatorului
- Autentificare
- Utilizator și parolă sau passkey, fără parolă tastată pe terminal
- Interfață
- Limba română, imagini de articol, ghid interactiv și actualizare automată
Ce ne întreabă cel mai des clienții
Ce este un WMS și cu ce diferă de gestiunea din programul de contabilitate?
Programul de gestiune știe ce ar trebui să fie în depozit; un WMS (Warehouse Management System) se ocupă de ce se întâmplă efectiv acolo. LINKwms rulează pe terminalul din mâna gestionarului și înregistrează operațiunea în momentul în care marfa se mișcă: la recepție, la pregătirea comenzii, la livrare și la inventar. Rezultatul este că documentul din LINKerp nu se mai scrie a doua zi, după niște liste, ci se construiește în timp real, prin scanare.
Am nevoie de terminale speciale sau de un anumit tip de scaner?
Nu impunem un model anume. Aplicația rulează în browser, pe Android și pe Windows, iar codul de bare este citit ca text urmat de Enter — modul în care funcționează practic orice terminal de depozit cu scaner încorporat sau orice cititor conectat la o tabletă ori la un PC. Alegerea hardware-ului ține mai mult de condițiile din depozit — frig, praf, rezistență la cădere, durata bateriei — decât de cerințe software.
Cum evit ca doi gestionari să pregătească aceeași comandă?
Comanda se atribuie automat celui care apasă „Începe pregătire" și trece în starea „în pregătire" pe numele lui. Pentru toți ceilalți utilizatori devine read-only, cu un mesaj explicit care spune că este în prelucrare la altcineva. Când pregătirea e validată, comanda devine „pregătită" și poate fi redeschisă dacă mai e nevoie de o corecție.
Se poate livra din greșeală mai mult decât a comandat clientul?
Nu. Pe fiecare linie apar alături cantitatea comandată și cantitatea livrată, iar aplicația plafonează cantitatea livrată la cea comandată — și când se scrie direct, și când se folosesc butoanele de incrementare. Valoarea comenzii este recalculată de server după fiecare modificare, deci totalul de pe ecran este cel real, nu o estimare locală.
Pot urmări loturile și datele de expirare?
Da, pentru articolele definite în LINKerp ca fiind urmărite pe lot. În modulul Stoc, rândul articolului se extinde direct în listă și arată loturile cu serie, cantitatea rămasă și data de expirare, iar la recepție data de expirare se poate completa pe linia articolului. Astfel se livrează întâi lotul cu termenul cel mai scurt, iar marfa aproape de expirare se vede la timp.
Ce se întâmplă dacă scanez un cod care nu există?
Codul de bare este rezolvat pe server la fiecare scanare, iar dacă nu corespunde niciunui articol din gestiunea curentă mesajul apare imediat pe ecran, iar linia nu se adaugă. Este diferența față de o listă scrisă de mână: eroarea se vede în secunda în care se produce, nu la validare sau la recepția clientului.
Funcționează cu programul de gestiune pe care îl am deja?
LINKwms lucrează direct pe baza de date a LINKerp și face parte din suita LINK, alături de LINKsfa pentru agenții de vânzări. Nu există nomenclator separat și nici import-export între aplicații. Dacă folosești alt sistem de gestiune, discutăm concret ce integrare este posibilă — analizăm situația înainte să promitem ceva.
Vrei LINKwms în afacerea ta?
Îți pregătim o demonstrație și o ofertă adaptată fluxurilor tale.